学会事務局やイベントの事務局の代行業務では、参加者からの申し込みや問い合わせの対応、発表者・出演者の調整、使用データの管理などを行なっております。
代表的な業務は
・参加申し込みフォームの作成
・参加申し込みの取りまとめ
・参加者への連絡
・出演者の調整
・発表データなどの取りまとめ
・電話やメールでの問い合わせ対応
・映像データの編集
・その他
になります。
特に最近ではイベントのオンライン開催・オンラインとリアルのハイブリット開催が多くなっており、弊社がお請けしている事務局でも、発表データの収集・管理の代行業務ウエイトが増えてきております。
ディレクターズに設置する事務局では、データ収集専用のアップローダーを用意し、発表者に資料アップロードの依頼します。
収集したデータはリスト化し、必要な内容が揃っているかを確認・管理・報告・再依頼（修正や未提出の場合）を行います。
100以上のデータ管理、主催者様との共有を行うことも珍しくありませんので、案件の規模により様々ない体制を組み、ご協力させていただいております。
しっかりと事前の準備をするからこそ、安心して本番を迎えることができます。
特に発表データ関係は、不備があると大きなトラブルに発展します。
不安要素がある状態でのスタートはイベント成功が遠のきますので、非常に重要なポイントとなります。
ディレクターズではイベント制作会社だからこその、事務的な業務ではない、開催・運営に必要な業務を提案・実施します。
決まった作業をこなすではなく、ホスピタリティ・サービス精神をもって、参加者・出演者に失礼がないように意識しながらも、イベント事務局として必要な業務をプロとして、しっかりと代行させていただきます。
