こんにちは、企業のイベントプロジェクト担当者の皆さん。今回は一つ気になるテーマにフォーカスしてみましょう。「イベント会社に頼むとコストは高い？」。確かに気になりますね。でも実際のところ、イベント会社に頼むことで得られるメリットや本当のコストについて、冷静に考えていきましょう。
イベント会社に頼むという選択肢のコスト
最初に、イベント会社に頼むとどのくらいのコストがかかるのか、正直なところを見ていきましょう。
イベント会社に発生するコストは、主に以下のポイントから成り立っています。
- コンサルティング料: イベントの概念や要件について相談し、戦略を練るフェーズ。プロの意見を取り入れることで、新しいアイデアや方針が得られることも。
- 企画・デザイン料: イベントのコンセプトやデザインを考え、具体的なプランを立てる作業。プロの手によって、イベントがオリジナリティを持つことが期待できます。
- 実行・運営料: 当日のイベント運営やスタッフの手配、問題が発生した場合の対応。イベント当日に安心感を提供してくれます。
- レポート・アフターフォロー料: イベントが終わった後の振り返りやアフターフォロー。今後の改善点や次回のイベントに向けての提案が得られるでしょう。
これらのコストは、初めて見ると高額に感じるかもしれませんが、その中には手に入る価値が含まれています。では、これらのコストと企業が同じことを自分たちでやる場合のコストを比較してみましょう。
自分たちでやる場合のコスト
企業が自分たちでイベントを企画・運営する際にかかるコストは以下の通りです。
- 社内スタッフの時間: イベントの企画や運営に社内スタッフが専念する必要があり、通常業務に支障をきたすことも。
- 外部スタッフの手配: イベントに関するスキルや経験がない場合、外部の専門スタッフを雇う必要があります。
- 施設・機材の手配: 会場や機材、装飾品の手配には時間と手間がかかり、それに伴うコストも発生します。
- トラブルへの対応: 何かトラブルが発生した場合、即座に対応する必要があり、それが余分なコストになることも。
これらを考えると、自分たちでやる場合も意外とコストがかさむことがあります。社内リソースの削減と見えないコスト削減について、イベント会社に頼む方が結果的に効率的かもしれません。
イベント会社に頼むメリットは？
それでは、イベント会社に頼むことで得られるメリットを見てみましょう。
- プロのアイデアとノウハウ: イベント会社は様々な企業と協力してきた経験から、新しいアイデアや成功事例を持っています。自社では得られないクリエイティブな提案が期待できます。
- スムーズな運営とトラブル対応: 当日のイベント運営やトラブルに対応するプロの手があることで、安心感が生まれます。計画通りに進行し、トラブルが起きても迅速な対応が期待できます。
- 手間と時間の節約: イベント会社に依頼すれば、企画から運営までの手間を大幅に削減できます。社内スタッフは通常業務に専念でき、イベントの成功に集中できます。
- 次回のイベントへのノウハウ蓄積: イベントが終わった後も、イベント会社との連携があれば、次回のイベントに向けてのノウハウを蓄積できます。これが長期的なイベント成功への道を開くことになります。
最終的にどっちが得？
結局のところ、「イベント会社に頼むとコストは高い？」という問いには一概に答えがありません。企業の規模や予算、イベントの内容によっても最適な選択が変わるものです。
プロの手に頼むことで、得られる価値を理解し、それを元にどれだけイベントを成功に導けるかが大事です。
目標をしっかりと設定し、それに合った最適な選択をすることが、成功への第一歩です。
最後に、冷静に数字を見て、得られる価値も考えながら、プロの手を借りることが、成功したイベントを手に入れる近道かもしれません。企業の発展に向けて、素晴らしいイベントを成功させましょう！
